Sommige dingen in het leven zijn ingewikkeld – belastingen, je Netflix-wachtwoord onthouden en IKEA-handleidingen volgen. Maar overstappen op e-facturatie? Dat hoeft dus écht niet in dat rijtje te staan. Met een paar slimme stappen en wat handige tips ben je zo van papieren rompslomp af en regel je alles digitaal én overzichtelijk.
Je voorbereiding op de overstap
Als je eenmaal weet hoe eenvoudig het is, vraag je je af waarom je niet eerder bent begonnen. Het begint allemaal met het kiezen van een geschikt platform. Er zijn tegenwoordig tientallen aanbieders, van superbasic tot compleet met boekhoudkoppeling en rapportages. Vergelijk ze goed, want de ene past misschien beter bij je manier van werken dan de andere.
Zorg dat je alle factuurgegevens op orde hebt voordat je begint. Denk aan klantgegevens, je eigen bedrijfsinformatie en eventuele vaste factuurteksten. Hoe beter je dit vooraf regelt, hoe soepeler het proces loopt. Zo voorkom je dat je halverwege moet stoppen omdat je nog ergens een KVK-nummer moet opzoeken.
Misschien nog wel het belangrijkst: bereid je klanten voor. Een korte mail of telefoontje om uit te leggen dat je voortaan digitaal factureert, zorgt voor begrip en voorkomt dat je e-mails in een spammap verdwijnen. Zo maak je E-facturatie niet alleen makkelijker voor jezelf, maar ook voor degene die jouw factuur ontvangt.
De juiste software kiezen
Het kiezen van de juiste software voelt een beetje als online daten: het aanbod is groot, maar je zoekt iets dat écht bij je past. Er zijn simpele tools voor wie alleen facturen wil sturen, en uitgebreide systemen die je hele administratie automatiseren. Bedenk vooraf wat je nodig hebt.
Gebruik je al boekhoudsoftware? Dan is het slim om te kijken of daar een e-facturatie-module in zit. Dat scheelt tijd en koppelingen leggen. Heb je nog niets, dan is het handig om een pakket te kiezen dat ook groeit met je bedrijf. Je wil niet over een jaar opnieuw overstappen omdat je software te beperkt is.
Lees reviews, bekijk demo’s en vraag eventueel om een proefperiode. Zo merk je snel of de software intuïtief werkt en of het past bij jouw manier van werken. Vergeet niet te checken hoe makkelijk je hulp krijgt als er iets misgaat – goede klantenservice kan een hoop frustratie besparen.
Je administratie klaarmaken
Voordat je volledig digitaal gaat, is het slim om je administratie even op te schonen. Oude facturen, bonnetjes en klantgegevens kunnen vaak beter netjes in een digitaal archief worden gezet. Zo start je met een frisse, overzichtelijke basis.
Scan papieren facturen en bewaar ze op een logische plek. Veel software laat je documenten aan facturen koppelen, waardoor je later nooit meer hoeft te zoeken. Dat scheelt uren frustrerend door mappen bladeren of eindeloos scrollen door e-mails.
Zorg ook dat je administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Digitaal bewaren is toegestaan, zolang de bestanden leesbaar en compleet zijn. Dit is meteen een mooie kans om je mappenstructuur of cloudopslag op orde te brengen, zodat je alles snel terugvindt.
Overstappen in de praktijk
Begin klein: stuur bijvoorbeeld je eerstvolgende nieuwe klant een digitale factuur. Zo test je of alles werkt, zonder meteen je hele facturatieproces om te gooien. Werkt het goed, dan kun je langzaam uitbreiden tot je volledige facturatie digitaal gaat.
Houd in het begin even extra goed in de gaten of facturen ook daadwerkelijk aankomen en betaald worden. Soms moeten klanten hun spamfilter aanpassen of wennen aan een nieuw factuurformat. Met wat extra aandacht in de eerste weken voorkom je misverstanden.
Blijf na de overstap evalueren. Werkt de software nog steeds fijn? Zijn er functies die je niet gebruikt maar wel handig kunnen zijn? Zo blijft je digitale facturatie niet alleen makkelijk, maar ook slim meegroeien met jouw bedrijf.
